¿Sabes utilizar estratégicamente tu correo electrónico?

Por: Javier Vázquez 

Ya desde hace algún tiempo que estoy observando como los empresarios y directivos de compañías no hacen un uso correcto y estratégico de una de las herramientas más poderosas y veloces que tenemos hoy en día; me refiero al correo electrónico.

Es cierto que todo mundo sabe cómo utilizarlo (realmente no tiene mayor ciencia) pero lo que no es cierto es que todo mundo lo haga de una forma efectiva y estratégica, tanto para su beneficio como para el del receptor, que muchas veces dejamos olvidado en este proceso de comunicación remota.

Recordemos que, al final de cuentas, el uso de correo electrónico, sigue siendo un proceso de comunicación y esto implica que existe un EMISOR, un RECEPTOR y un MENSAJE y debemos de apegarnos a las normas que rigen este proceso.

Me podrías preguntar ¿pero cuáles son esas normas y dónde las encuentro? La verdad es que, si bien no hay un manual de comunicación formal para el uso de correo electrónico, sí existen ciertas reglas tácitas o informales que no todo mundo sigue pero que, en esta ocasión, me di a la tarea de recapitular para ti, para que puedes ocuparlas a tu favor y para que entrenes a tu equipo en el seguimiento y aplicación de las mismas. Y como estamos en época futbolera, vamos a darle un giro divertido y te las explicaré a través del nivel de penalización que el no seguirlas puede tener, con las llamadas tarjeta roja, tarjeta amarilla y falta que los árbitros marcan. ¡Que empiece el partido!

TARJETA ROJA

*Jamás utilices mayúsculas para redactar un correo electrónico. Recuerda que en el mundo online, el uso de mayúsculas es equivalente a gritar; por lo que, si quieres enfatizar algo, probablemente valga la pena que utilices negritas, subrayado o mayúsculas solo en las palabras requeridas, pero nunca para todo el texto.

*Nunca debes facilitar datos personales que pongan en peligro tu integridad emocional, financiera o física. Recuerda que este canal de comunicación es susceptible de hackers y trolls y no sabemos a quién y cómo pueda llegar la información que enviamos. Para enviar este tipo de datos sensibles, te recomiendo utilizar las vías físicas o telefónicas.

¡Penal si tu correo electrónico no tiene un aviso de privacidad simplificado! Recuerda que el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos es el que regula en México qué tipo de aviso necesita tener tu correo electrónico de acuerdo al tipo de información que solicitas por esta vía. Consulta la página http://inicio.ifai.org.mx/_catalogs/masterpage/ifai.aspx para obtener más información.

*Cuando envíes un comunicado o correo que vaya a distintos destinatarios (sobre todo fuera de tu organización), ¡por favor no los copies en el campo de CC! Esto debe de ser en el campo de copia oculta, que se distingue por las siglas CCO. Esto es importantísimo si quieres que la gente siga confiando en lo que mandas y en el respeto de su privacidad. Recuerda dirigir este tipo de correos (en el campo de “para”) a tu propia dirección.

*Y, para evitar la última pena máxima, recuerda abstenerte de utilizar fondos de pantalla predeterminados. Son poco profesionales y le restan credibilidad a tu mensaje. ¡Déjale esto a los niños y adolescentes que van comenzando con el uso de la herramienta!

TARJETA AMARILLA

• ¡Aguas con la redacción del “asunto” de los correos! Es imporante que describas, en unas cuantas palabras, de qué trata el correo, pero que no pongas toda una oración y letanía de lo que contiene, así como que tampoco lo dejes vacío. Debes de ser creativo, conciso y práctico a la hora de redactar el asunto.
• Elimina mensajes masivos no necesarios en tu correo electrónico y, por supuesto, trata de evitar enviarlos tú también. Si no tienen un propósito determinado son molestos y solo ocupan espacio en las bandejas de los demás.
• Recuerda no utilizar tu aviso de lectura indiscriminadamente. Esto solo saturará tu bandeja y le restará el efecto que tiene esta poderosa herramienta para cuando realmente la requieras.
• ¡Cuidado con dejar de avisar que no estarás en la oficina o que no tendrás acceso a tus correos electrónicos! Es importante que sepas utilizar el aviso de fuera de oficina que normalmente tiene el correo electrónico. Indica hasta cuándo estarás fuera o de vacaciones y con quién se pueden dirigir en caso de emergencias. ¡Tus lectores lo apreciarán!

FALTA

Evita mandar imágenes innecesarias en tu firma o pie de correo. Esto ocupa espacio en bandejas y resta formalidad a la comunicación. Sé breve y práctico a la hora de redactar tu firma en correos electrónicos.

Trata de no responder al correo no solicitado (típicamente llamado spam). Esto evitará que te siga llegando más correo basura de ese u otros remitentes.

En la medida de lo posible utiliza carpetas y subcarpetas para administrar tu bandeja de entrada. No dejes que se acumulen las pilas de correos a la hora de iniciar tu día y ve organizándote con estas prácticas herramientas que te brinda el correo electrónico. En un mundo ideal, tu bandeja de entrada debería quedar vacía al finalizar tu día.

Revisa tu correo antes de enviarlo. Desde a quién se lo envías, pasando por el cuerpo del texto y hasta la firma, es muy valioso que hagas esto para evitar mandar información importante a quien no debes, o evitar ser confuso a la hora de redactar. ¡El double check siempre es un buen hábito en este canal!

Y por último, y no menos importante, siempre cuida la ortografía. Sabemos que las prisas muchas veces impiden que escribamos correctamente, pero deja eso para el teléfono o mensajes de texto y no para correos electrónicos. Siempre hablará bien de ti una correcta forma de escribir.

En otra colaboración te daré algunos tips de uso efectivo de correo electrónico como: etiquetas, favoritos, uso de carpetas y subcarpetas, etc. Por lo pronto, te pido que si quieres ser efectivo en tu comunicación electrónica, comiences a apegarte a estas normas tácitas para que el árbitro de tu negocio (clientes, proveedores o miembros del equipo) no te vayan a sacar tarjeta roja o amarilla y quedes expulsado del partido.

Recuerda que la regla en el uso del correo electrónico es ser directo, conciso y claro, sin dejar fuera de lugar a la educación. ¡Aplica esto y te aseguro un golazo en tu próximo partido!

¿Tienes más ideas, recomendaciones o dudas para ser efectivo con nuestra comunicación a través del correo electrónico? ¡Compártelas en @tokrp!