Escrito por Javier Vázquez el 20 Sep 2021
A ver… mucho se habla de lo maravillosas que son las reuniones o juntas de trabajo con nuestro equipo, pero creo que depende en gran parte de la efectividad con la que se llevan a cabo, ya que a veces estas son largas e interminables, demasiado frecuentes o bien, no están en ellas las personas adecuadas o están personas demás. En esta colaboración te intento dar un panorama de lo que considero son juntas efectivas de trabajo.
Antes de cualquier cosa, lo primero que tenemos que tomar en cuenta es el OBJETIVO de hacer una reunión de trabajo; pensamos que solo por tener una necesidad de comunicación, la gente tiene que reunirse y esto no es así, ya que existen otros mecanismos para ello como el teléfono, WhatsApp, correos, etc. El objetivo de una reunión deberá ser siempre "buscar una comunicación única para atender un problema y obtener una solución entre los miembros del equipo involucrados en esta situación".
Si el objetivo está claro, ahora podemos tratar el punto del TIEMPO. Sinceramente considero que las reuniones de más de 90 minutos, solo quitan el tiempo y dejan de ser efectivas en el minuto 91 ya que la gente deja de prestar la misma atención. De ser posible, y si el problema a resolver lo amerita, trata de que las reuniones duren entre 15 y 90 minutos máximo dependiendo de la complejidad del problema y de la cantidad de personas que intervienen en ella.
Hablando de la intervención, SOLO y SOLO deberán estar presentes las personas afectadas o beneficiadas del problema a tratar, así como cualquier otro miembro que esté involucrado en el proceso para llegar a la solución propuesta, ¡nadie más! Tienes que tener en cuenta que el tiempo es oro y una reunión con muchas personas solo genera una comunicación más completa y cuesta MUCHO dinero.
Ahora bien, lo que se atiende en la reunión deberá ser puntual y específico, para no tomar más tiempo del necesario, y te daré un panorama más claro de cómo conducirla en la próxima colaboración. Por último, es SÚPER importante el SEGUIMIENTO que se le dé a la reunión; es decir, el estar seguros y en comunicación de los pasos que debe seguir de cada uno de los involucrados, del resultado esperado, del tipo de acciones que hay que hacer para lograr la solución y de saber cuándo será la siguiente reunión si así procede.
¡Espero te sirva esta pequeña guía para que las “juntitis” no sea un problema en tu empresa!
Escríbeme: @javitokrp y @tokrp
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