Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Escrito por Javier Vázquez el 21 Oct 2015

Siguiendo el tema del proceso administrativo aplicado a nosotros los empresarios, que comencé en la colaboración pasada, quisiera hablarte en esta ocasión de la organización, como segundo paso de esta tan valiosa herramienta.
La organización, que sigue siendo como la planeación, parte de la fase teórica y no de la práctica, es quizá la más olvidada por muchos ya que, muchas veces y debido al ritmo en que vivimos, nos la saltamos y vamos directamente a la práctica, sin tomar en cuenta que esta de la que hablamos es central para poder establecer las bases y la manera en la que vamos a operar posteriormente. Al final, puede ser que la planeación se dé de manera mental, pero la organización no es tan sencilla de hacer de esta manera.
La organización consiste en definir las reglas, los cargos, las formas, los caminos, los lugares y los tiempos, en los que la planeación tendrá efecto y seguirá su curso. En este paso coordinamos, como empresarios, todos los recursos disponibles, ya sean materiales, humanos, logísticos o financieros para poner en práctica el proceso al que destinemos nuestra atención.
La pregunta más importante de esta etapa es: ¿cómo damos ese orden que necesitamos? La respuesta es simple y estructurada: contestando todas las preguntas típicas que comienzan con las palabras: qué, cómo, quién, cuándo, cuánto, dónde y por qué.

• Qué: define la acción concreta que seguiremos y lo que necesitamos durante el proceso.
• Cómo: esquematiza los detalles que hay que cuidar en el camino, los puntos finos de las actividades y las especificaciones de las mismas.
• Quién: especifica a las personas involucradas en el proceso y el objetivo, como responsables directos o indirectos.
• Cuándo: detalla los tiempos necesarios para cada acción.
• Cuánto: indica las cantidades o números necesarios dentro de cada actividad, ya sea como parte del proceso o como resultado final.
• Dónde: señala los lugares donde habrá que llevarse a cabo cada tarea o actividad dentro del proceso.
• Por qué: clarifica la razón de ser de cada tarea.

Lograr tener una adecuada organización para cualquier proceso en nuestras empresas, nos dará la competitividad que buscamos como empresarios y marcas.
En mi experiencia, esta fase es la diferencia entre un empresario exitoso y uno en proceso de decadencia, ya que como dijo Peter Drucker alguna vez: “la mejor organización no asegura los resultados, pero una estructura equivocada es garantía de fracaso”.
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* El autor es director general de Tok Relaciones Públicas

Disponible en: ElEmpresario.mx