Hace un tiempo hablábamos sobre cómo
potenciar el uso del correo electrónico para ser efectivos en nuestra
comunicación y, en esta ocasión, quisiera hablarte del poder de la
administración del tiempo, específicamente sobre el uso de la agenda.
Muchos empresarios consideran que su cabeza es una gran herramienta
para organizarse: ahí tratan de recordar pendientes, citas, seguimiento
de juntas y muchas otras cosas de las cuales, sinceramente, se terminan
olvidando y no se realizan porque, si bien es cierto que la cabeza es muy
poderosa, también hay que considerar que pasan al día más de 60,000
pensamientos por ella. Entonces, ¿cómo organizar las tareas que de
ellos se derivan en una agenda que no permita olvidarnos de nada?
Lo primero que tienes que hacer es comenzar a generar el hábito de
utilizarla. La agenda nos permite ser muy organizados pero si no
tenemos el hábito de apuntar lo que requerimos hacer, difícilmente vamos a
sacarle provecho. Hoy en día, además de las tradicionales agendas físicas,
tenemos las electrónicas (en computadora o celular). Sea cual sea la que decidas
utilizar, solo recuerda abrirla constantemente para anotar y revisar
calendarizaciones.
En segundo lugar, te aconsejo agendar TODO lo que requieras hacer
dependiendo del tiempo que tome: si requiere más de cinco minutos,
agéndalo en el periodo de tiempo específico necesario, ni más ni menos, para que
logres realizarlo de acuerdo a la disponibilidad de tus tiempos. Si no requiere
más de este lapso y son seguimientos muy puntuales como llamadas, comentar algún
punto o enviar algo, te aconsejo agendar un tiempo de “pendientes” donde puedas
calendarizar todos estos pequeños quehaceres que, en conjunto, puedan llevarte
30 minutos o más de tu día.
Por último, recuerda que para acordarte de todo lo que tienes que
hacer puedes ponerle una alarma a cada una de tus actividades
calendarizadas (que en el caso del teléfono funciona bastante bien)
para que te haga voltear a ver esa actividad que ya viene en camino y puedas ir
cerrando la que estás haciendo. En el caso de la agenda física, el hábito de
abrir y cerrarla cada hora será algo importante a adquirir para que no se te
pase nada.
En siguientes colaboraciones te daré más tips para eficientar tu
tiempo a través del uso de la agenda electrónica. Recuerda que todos
tenemos las mismas 24 horas del día, pero es justo la forma de administrarlas lo
que te dará la efectividad en tus labores. ¡Éxitok con eso!
¿No sabes cómo llevar una agenda? ¡Pregúntanos en @tokrp!
El autor es
director general de Tok Relaciones Públicas, una empresa de Grupo Vink
@tokrp
Disponible en: ElEmpresario.mx
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