“Donde manda capitán…”

Escrito por Javier Vázquez el 13 Nov 2015

Siguendo la saga del proceso administrativo y su aplicación a nuestras funciones como empresarios (porque desde el principio partimos que aunque es obvio y sencillo, lo hemos estado olvidando), quisiera hablarte en esta ocasión del tercer paso que normalmente puede costar mucho trabajo a aquellas personas que no les gusta poner en riesgo su “quedar bien”. En esta colaboración, quiero referirme a la dirección.

Si bien es cierto que dirigir puede parecer una cuestión sencilla, realmente no lo es, ya que involucra mucho más que dar una orden; de entrada, porque a esta orden hay que darle un seguimiento y supervisarla (cosa que muchos olvidan y es aquí donde nos perdemos como líderes y jefes) y, en segundo lugar y tal vez más importante, porque no todo mundo está dispuesto a dar una orden debido a la cultura de servicio (que a veces cae en servilismo) que tenemos los mexicanos y, al momento de dirigir toda la planeación y la organización que ya plasmamos en el proceso administrativo, es donde la puerca tuerce el rabo, porque no nos gusta quedar mal, quedar como el ogro, hacer sentir mal al otro o pensar que somos mandones.

Y es que es justamente esto lo que muchas veces, como mexicanos o latinos, confundimos: ser jefes y ser amigos, dar una orden y ser amable, ser comprensivo y ser firme ¡sí van de la mano! Y esto, como se ve en la práctica y en el proceso administrativo es ejecutando los planes y la organización que ya delimitamos a través de la motivación a los líderes de las tareas, de la comunicación que logramos tener con los mismos y de la supervisión que debemos tener para dar seguimiento a que las cosas pasen como dijimos y planeamos que deben de pasar. ¡Es justo esta la diferencia entre crecer como gerente o director y quedarse en el proceso operativo!

Dicen que para saber mandar hay que saber hacerlo, y esto es correcto desde mi punto de vista, pero más importante aún es creer que la orden que das es la mejor opción que tienes para que los planes personales y profesionales tuyos, de tu equipo y de la empresa se cumplan. ¡Esa es nuestra misión en este paso!

Mi contexto como director de una empresa, a la hora de ejecutar la dirección (justo el paso que abordamos en esta colaboración) es pensar que si no me importara la gente ni la empresa, mejor no les pido, ni digo, ni superviso nada. ¿No lo crees?

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Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

Escrito por Javier Vázquez el 21 Oct 2015

Siguiendo el tema del proceso administrativo aplicado a nosotros los empresarios, que comencé en la colaboración pasada, quisiera hablarte en esta ocasión de la organización, como segundo paso de esta tan valiosa herramienta.
La organización, que sigue siendo como la planeación, parte de la fase teórica y no de la práctica, es quizá la más olvidada por muchos ya que, muchas veces y debido al ritmo en que vivimos, nos la saltamos y vamos directamente a la práctica, sin tomar en cuenta que esta de la que hablamos es central para poder establecer las bases y la manera en la que vamos a operar posteriormente. Al final, puede ser que la planeación se dé de manera mental, pero la organización no es tan sencilla de hacer de esta manera.
La organización consiste en definir las reglas, los cargos, las formas, los caminos, los lugares y los tiempos, en los que la planeación tendrá efecto y seguirá su curso. En este paso coordinamos, como empresarios, todos los recursos disponibles, ya sean materiales, humanos, logísticos o financieros para poner en práctica el proceso al que destinemos nuestra atención.
La pregunta más importante de esta etapa es: ¿cómo damos ese orden que necesitamos? La respuesta es simple y estructurada: contestando todas las preguntas típicas que comienzan con las palabras: qué, cómo, quién, cuándo, cuánto, dónde y por qué.

• Qué: define la acción concreta que seguiremos y lo que necesitamos durante el proceso.
• Cómo: esquematiza los detalles que hay que cuidar en el camino, los puntos finos de las actividades y las especificaciones de las mismas.
• Quién: especifica a las personas involucradas en el proceso y el objetivo, como responsables directos o indirectos.
• Cuándo: detalla los tiempos necesarios para cada acción.
• Cuánto: indica las cantidades o números necesarios dentro de cada actividad, ya sea como parte del proceso o como resultado final.
• Dónde: señala los lugares donde habrá que llevarse a cabo cada tarea o actividad dentro del proceso.
• Por qué: clarifica la razón de ser de cada tarea.

Lograr tener una adecuada organización para cualquier proceso en nuestras empresas, nos dará la competitividad que buscamos como empresarios y marcas.
En mi experiencia, esta fase es la diferencia entre un empresario exitoso y uno en proceso de decadencia, ya que como dijo Peter Drucker alguna vez: “la mejor organización no asegura los resultados, pero una estructura equivocada es garantía de fracaso”.
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* El autor es director general de Tok Relaciones Públicas

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Empresario prevenido vale por dos

Escrito por Javier Vázquez el 24 Sep 2015

Uno de los grandes de la administración, Henry Fayol, y posteriormente un mexicano, Agustín Reyes Ponce, quien lo complementó, dejaron un legado que si bien en su momento y a lo largo de la historia ha sido importante para el desarrollo de las empresas, he visto que por la rapidez de nuestras vidas y trabajos hemos empezado a perder y dejado de poner en práctica en los últimos años. Hablo del proceso administrativo.

Este proceso no es otra cosa que la serie de pasos que necesitamos para lograr un determinado resultado con eficacia y eficiencia, y estos pasos son: planeación, organización, dirección y control.

En esta ocasión, quiero hablarte del primero: la planeación, como eje rector de este proceso tan útil y que podemos aplicar en cualquier disciplina, área o materia relativa a nuestras empresas, incluyendo la comunicación, que es, en mi caso, el área de expertise.

La planeación no es otra cosa que sentar las bases de lo que será tu proceso y es fundamental para que podamos definir el rumbo de acción y complementación al que nos dirigimos. En este punto investigamos el entorno, planteamos las estrategias generales y definimos las acciones a seguir en el corto, mediano y largo plazo.

Ahora bien, la pregunta es ¿cómo podemos llevar a cabo una adecuada planeación para cualquier proceso dentro de las empresas? Yo recomiendo tres herramientas de práctica:

Cronograma de actividades: a través de un sencillo cuadro excel, el objetivo de esta herramienta es definir las tareas generales que necesitamos llevar a cabo, las fechas en las que debemos dejarlas completas (durante el tiempo de duración del proceso), así como los responsables de cada una de ellas, para poder lograr el resultado u objetivo planteado.

Agendas y planeaciones semanales: a través de estas podemos ya definir estructuradamente en tiempo, los días, lugares y autores de las anteriores tareas mencionadas y el establecimiento del tiempo necesario que nos tomará realizar cada una de estas.

Aplicaciones colaborativas de planeación: usando la tecnología a nuestro favor, existen diversas aplicaciones que (algunas con costo y otras no, dependiendo las versiones) pueden facilitar el diseño de la planeación de proyectos: Evernote, Basecamp, Wunderlist, Google Keep, entre otras.

Ahora sí, no hay pretexto para no planear nuestros proyectos y poder prever más fielmente los resultados. Recuerda que sin una adecuada planeación, nos pasaría como dice el gato Cheshire de Alicia en el país de las maravillas: “si no sabes hacia dónde vas, da igual qué camino tomes”.

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* El autor es director general de Tok Relaciones Públicas

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“A caballo nuevo, jinete viejo”

Escrito por Javier Vázquez el 07 Sep 2015

En el marco del regreso a clases y bajo el contexto de un renovado ciclo escolar, legislaturas, informes de gobierno y cambios de puestos en secretarías, en este arranque de mes también quisiera hablar de una de las más nuevas aplicaciones que en los últimos meses ha cobrado relevancia entre los usuarios de internet y community managers: Periscope.

Lanzado por Twitter en marzo de este año, Periscope se ha posicionado fuertemente entre las audiencias, seguidores y administradores de las redes sociales. Iniciando operaciones para sistemas iOS y, dos meses después, para Android, esta aplicación y red social (porque puedes seguir a diversas personas a través de ella) enfocada para Twitter, que se basa en la transmisión de video en vivo (livestreaming) sin ningún costo y con gran calidad, superó, a solo cuatro meses de su lanzamiento, los 10 millones de usuarios inscritos, lo que la misma compañía considero como un “hito” dentro del mundo digital.

En julio de este año, según algunas estadísticas no oficiales, la red social que comenzó con un promedio de 250,000 emisiones diarias, llegaba a más de 500,000 en la misma periodicidad alrededor del mundo y, según la BBC, cuenta con 2 millones de usuarios activos al día, cuyo único competidor fuerte es Meerkat, ya que Youtube con Live y Facebook con su propia plataforma tratan de hacerle sombra pero aún no lo logran.

Las ventajas de Periscope radican en la posibilidad de vincularlo con Twitter para lograr así más visualizaciones y viralidad, el video queda en plataforma 24 horas más para aquellos que no lo vieron en vivo, puedes ponerle una etiqueta geográfica, indicar si te gusta o no lo que se está transmitiendo a través de sus “corazones” (a manera de likes) e inclusive realizar transmisiones privadas.

A pesar de lo anterior, la piratería no se ha dejado esperar y algunas transmisiones de TV de paga en vivo ya están siendo transmitidas a través de esta red social y, para usuarios con plan de datos, esta red y aplicación consume mucho, por lo que hay que tener cuidado con su uso fuera del área wi-fi.

No cabe duda que en este mundo digital y de conexión social, vivimos a la velocidad del internet y debemos de actualizarnos en todo momento. Como especialista en redes sociales, solo me queda decir que ya no basta con escribir lo que hacemos o pensamos, sino ahora hay que transmitirlo en vivo para que los demás lo vean e interactúen con nosotros, así que… ¡sonríe!

* El autor es director general de Tok Relaciones Públicas.
@tokrp

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Dime a quién entrevistas y te diré quién eres

Escrito por Javier Vázquez el 20 Ago 2015

En estas últimas semanas he estado inmerso en un intensivo proceso de reclutamiento y me di cuenta de la gran importancia que, como empresarios, tenemos que darle a estos procesos, debido al impacto que pueden tener en nuestras firmas.

La gente de la que nos rodeamos profesionalmente, como nuestro equipo de trabajo, es finalmente la carta de presentación de la empresa que dirigimos y es, por lo mismo, una ecuación de la imagen que perciben las diferentes audiencias desde el exterior; por tal motivo, ¿no merece la pena dedicarle tiempo al proceso que involucra su reclutamiento?

A continuación, te comparto las cuatro fases que aplico al seleccionar personal dentro de la agencia de RRPP que dirijo, así como en los demás proyectos donde lidero gente:

1.- Selección de CV’s: Sí, es verdad que vamos a recibir muchas hojas de vida cuando publicamos una vacante, pero también lo es que, al menos, un 30% de éstas NO serán las adecuadas para tu empresa. Aquí es imperativo que definas bien lo que buscas en una posición y que te apegues a estos criterios de selección.

2.- Llamadas telefónicas: una vez que seleccionas en papel quién es apto para trabajar en tu empresa, es importante que corrobores, de una manera verbal y práctica, esta suposición y, para ello, te recomiendo las llamadas telefónicas donde puedes medir la capacidad de repuesta a ciertas preguntas así como sondear directamente cuestiones como expectativas económicas, emociones y dudas, entre otras, que no vale la pena esperar a revisar en una entrevista física, debido a la inversión de tiempo que requiere esta última para ambas partes.

3.- Entrevistas físicas: probablemente deseches al menos una tercera parte de los perfiles seleccionados a través de las llamadas, así que prepárate para que, en esta fase, de manera presencial, termines de poner atención en aquellos detalles que son importantes para tu selección, incluyendo la imagen personal, presencia física, posturas, puntualidad, etc. que deben incluirse en el check list de este proceso.

4.- Prueba final: por último y tal vez como la parte más importante del proceso (porque casi nadie lo hace), establece una prueba donde lleves a aquella persona que, hasta el momento, ha pasado todos los requisitos, a una situación típica del trabajo. Con esto terminarás de saber si ese elemento es el adecuado para ti.

Seguro que este proceso te llevará tiempo pero también seguro estoy que será de mayor calidad y valor para el futuro de tu empresa. ¡Éxitok!

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Dispoinible en

Es de sabios cambiar de opinión

Escrito por Javier Vázquez el 29 Jul 2015

Como especialista en temas de imagen y percepción, te recomiendo siempre que tus errores, cuando así sucedan y tengan repercusiones, sean continuamente asumidos con responsabilidad y honor, ya que verás que, cuando pase lo mismo con tus subordinados, ellos harán exactamente lo mismo que su líder.

¿Alguna vez te has visto en la necesidad de reconocer un error, pero algo te impide hacerlo por temor a que tu equipo te critique, te juzgue, te pierda respeto o deje de obedecerte y, por lo tanto, no lo admitiste? Te tengo una noticia…si lo haces, ¡sucede exactamente todo lo contrario!

En los últimos días en que, como mexicanos hemos tenido el infortunio de recibir noticias como la fuga de El Chapo, el bajo rendimiento de la selección de futbol en la Copa de Oro, las declaraciones racistas de Donald Trump, entre otros, me preguntaba yo…¿cuál sería el peor escenario en caso de que, en todos estos escenarios, los responsables solamente dijeran: “lo siento, la regué, pero voy a poner todo de mi parte para que X día quede solucionado este problema”? La respuesta es sencilla: la audiencia a las que se dirigiera este mensaje quedaría menos molesta y, probablemente, con un mayor respeto hacia los responsables, precisamente por haber tenido el valor de aceptar algo que les corresponde.

Lo anterior es, simplemente, uno de los principios de manejo de crisis: aceptar el error; y esto es, en la mayoría de los casos e independientemente al seguimiento del compromiso que se haga, el primero y último paso para poder contener una avalancha de críticas y mala voluntad hacia los responsables del incidente.

Además de la gran ventaja de poder detener el avance de una crisis, el aceptar un error de una forma humilde y comprometida con su solución, sitúa al responsable no solo con ventaja con respecto a los ataques que pueda recibir (porque sobre una confesión, ya no hay más culpa que recriminar), sino en un pedestal de admiración y respeto, por el valor que conllevar asumirlo, sobre todo en esta época de elusión y evasión de responsabilidades.

En una empresa, no estamos exentos como jefes o empresarios, de este tipo de errores y el aceptarlos en el momento en el que se cometen, con quien se tenga que hacerlo, te asegurará la continuidad del liderazgo que buscas en tu equipo de trabajo. Como diría

El famoso poeta alemán Goethe “el único hombre que no se equivoca es el que nunca hace nada”.

Como especialista en temas de imagen y percepción, te recomiendo siempre que tus errores, cuando así sucedan y tengan repercusiones, sean continuamente asumidos con responsabilidad y honor, ya que verás que, cuando pase lo mismo con tus subordinados, ellos harán exactamente lo mismo que su líder.

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No por mucho madrugar, amanece más temprano

Escrito por Javier Vázquez el 15 Jul 2015

En ciudades tan bonitas pero tan conflictivas como la ciudad de México, mucho se ha dificultado el transporte dentro de la misma y, por consiguiente, la productividad de las empresas se ha visto mermada. Por este motivo, muchas organizaciones comienzan a implementar en sus políticas de operación el llamado home office o “trabajo en casa”, pero¿es realmente efectivo? Y si lo es, ¿cómo implementarlo de manera exitosa?

De acuerdo a un estudio que difunde la firma Shoretel, uno de cada cuatro empleados en Estados Unidos aplica el famoso home office al menos una parte de su jornada y, de acuerdo a un análisis similar de Microsoft, México se perfila como el tercer país en Latinoamérica, que más ocupa esta tendencia laboral, solo detrás de Brasil y Argentina. ¿Será porque, según este estudio, en nuestra ciudad capital nos pasamos más de 60 horas en promedio en transporte al mes?.

Las ventajas de implementarlo son muchas: a los empleados les permite ahorrar dinero en transporte, mejorar su estado de ánimo y, consecuentemente, su productividad, y tener horarios laborales y personales flexibles, lo que fomenta que pasen mayor tiempo y de calidad con su familia. A las empresas les permite contar con mayores recursos físicos disponibles para otros empleados (salas, teléfonos, consumibles, etc.), ahorra el tiempo de interrupciones laborales entre departamentos y, finalmente, repercute en el logro de objetivos más rápido, con menos recursos y de mejor manera.

Pero, ¿cómo implementarlo de una manera efectiva y que produzca los resultados deseados? Aquí te dejo algunos tips:

• Establecer entre el supervisor y el empleado los días y horas en las que aplicará esta implementación y lo que se espera de él al hacerlo (objetivos laborales y emocionales).
• Estar disponible para equipos de trabajo (jefe, subordinados, clientes) en todo momento, a través de teléfono, una buena conexión a internet u otros sistemas.
• Hacerse el hábito de estar presentable desde el comienzo hasta el final de la jornada virtual, tal cual como si se trabajara en la oficina.
• Estructurar un espacio destinado para el trabajo en casa, donde se puedan evitar las interrupciones y establecer los límites y horas de interacción con familiares.
• Tener presente que esta tendencia no es para todos y, por esto, habrá que medir qué tan efectivo está siendo para la empresa y el colaborador.

El mundo está cambiando y tenemos que hacer más con menos. Prueba esta nueva tendencia y mide los resultados que se tienen.

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