viernes, 27 de mayo de 2016

Una buena conversación debe agotar el tema, no a los interlocutores: W. Churchill

En esta ocasión, quiero hablarte de la importancia de tener conversaciones directas con tus subordinados y, más que directas, difíciles y a veces acaloradas acerca de lo que se espera de ellos y de su rendimiento o productividad en el trabajo.

Antes de escribir esta participación, recordaba que hace unos años, leí un libro muy bueno que hablaba precisamente acerca de la dificultad que tienen los jefes, muchas veces, de tener conversaciones difíciles. Como latinos, estamos muy acostumbrados a suavizar o matizar el tono con el que hablamos o solicitamos cosas pero esto más que ayudar, afecta mucho la relación de trabajo y, sobre todo, el resultado que se busca.
Las conversaciones difíciles, directas y confrontativas muchas veces no son agradables…lo sé, ¡pero son muy necesarias! Gracias a estas las cosas se mueven, la gente escucha, sale de su zona de confort y crea resultados que no esperaba. ¡No me lo tomes a mal! No estoy hablando de ser grosero ni arrogante por ser jefes, pero sí de ser directo, preciso y claro con lo que se espera del trabajo de nuestros subordinados.
Por ejemplo, hace unos días, tuve un confrontamiento con uno de mis ejecutivos ya que no lograba hacerle entender lo importante que es escuchar al cliente y darle lo que solicita. Él me decía, de acuerdo a su mundo, que no estaba de acuerdo y que era un cliente difícil, que no escuchaba y que quería cosas imposibles; sin embargo, al estar indagando me di cuenta que mi ejecutivo no había podido extraer lo que el cliente quería expresar precisamente porque en su mundo no cabían esas posibilidades y, lo peor de todo, es que no lograba comunicarle esto. Escuché al ejecutivo y después tuve una acalorada pero productiva conversación donde, es verdad, salí de mi comodidad y le dije que tenía que resolverle el problema al cliente porque, al final, era por él mismo y sus horarios, por lo que el cliente estaba insatisfecho y que a base de mucha comunicación tendría que transmitirle lo que era importante para él, entender lo que era importante para el cliente, y llegar a un acuerdo.
No fue fácil pero esa conversación causó que hoy se lleven mejor y que no perdiéramos la cuenta. Como empresarios y jefes tenemos que recordar que esto es parte de lo que se espera de nosotros y de lo que nos hará exitosos. ¡Adelante y no te detengas!
Recuerda que en @tokrp hablamos sobre este y otros temas. ¡Conversa activamente!
El autor es director general de Tok Relaciones Públicas

jueves, 28 de abril de 2016

Cuanto más sudas en el entrenamiento, menos sangras en combate

 

En recientes días, debido a que estamos abriendo operaciones en el interior de la República, pude percatarme de la importancia de permear los valores y metodología de las organizaciones a las nuevas contrataciones. ¡Qué importante es brindar un entrenamiento adecuado!
A veces pensamos, erróneamente, que como ya leyó la página de internet y como utiliza su sentido común, entonces no hay más que hacer con los nuevos miembros del equipo y decidimos comenzar con las solicitudes y seguimientos de los temas, sin preocuparnos antes por saber si saben lo que se espera de ellos, entienden la filosofía de la empresa y, lo que es más importante, saben cómo tienen que hacer para lo que fueron contratados.
En este proceso que estamos viviendo actualmente en Tok Relaciones Públicas, me di a la tarea de recapitular los cinco consejos básicos que, como empresario y/o jefe, puedo brindarte a la hora de contratar nuevo personal para tus proyectos:
  • 1. No asumas que ya saben.- Aunque en las entrevistas de trabajo la gente se vende como si supiera mucho o más de lo que solicitamos, es importante que te percates hasta dónde llega su conocimiento a través de preguntas directas generando confianza.
  • 2. Date el tiempo de entrenar.- La verdad es que sí…¡quita mucho tiempo entrenar a alguien! Pero te invito a que veas esta “pérdida” como una inversión donde, en poco tiempo, verás que el extra que diste te quitará mucho trabajo por hacer y seguimientos que alguien más dará por ti.
  • 3. Sé claro y firme.- A veces, los nuevos miembros se confían y, en el proceso de conocer a la empresa y al jefe, quieren ver hasta dónde pueden llegar. Sé firme y claro con lo que se espera de ellos en términos de tiempo, calidad y metodología del trabajo así como con la retribución económica del mismo.
  • 4. Delega supervisando.- Sobre todo al principio, esto es fundamental ya que tenemos que pensar que el nuevo miembro, aunque ya esté entrenado, aún está puliendo su técnica y es importante supervisarla.
  • 5. Reconoce y da retroalimentación.- Destaca los pequeños o grandes avances o logros que se vayan teniendo y brinda comentarios acerca de cómo mejorar lo que aún falta.
Estoy seguro que aplicando los pasos anteriores, te evitarás muchos problemas, malos entendidos y, sobre todo, tiempo invertido en cosas que alguien nuevo en tu equipo puede hacer con un poco de entrenamiento. ¡Ponlo en práctica!
* El autor es director general de Tok Relaciones Públicas. @tokrp

martes, 5 de abril de 2016

Todo cabe en un jarrito, sabiéndolo acomodar

Día a día se abren diversas empresas: micros y pequeñas. Pero, ¿qué hay detrás de la administración eficiente dentro de las mismas y cómo hacer para dar el paso hacia el nacimiento de las medianas y grandes empresas? La respuesta está en la sistematización.

En esta ocasión, quiero darte cinco puntos que diferencian a las empresas chicas de las grandes. ¡Espero te sirvan!
1.- Acatar horarios y órdenes. A veces pensamos que por ser el jefe o dueño, podemos llegar a la hora que queramos a las reuniones. ¡No hay nada más erróneo! Mayor debe ser el ejemplo que pongamos a la hora de dirigir una empresa para que los mismos miembros del equipo nos vean con respeto y con admiración, lo que causará su entrega y compromiso de vuelta.
2.- No duplicar autoridades. En las pymes y sobre todo en las familiares, es muy común que todo mundo sea jefe de todos y esto es uno de los obstáculos más fuertes para la institucionalización. Igual que un corporativo, necesitamos designar jefes de cada una de las áreas y respetar los acuerdos que se tomen para que la autoridad ejercida dé cuentas al respecto.
3.- Elaborar presupuestos.- Se tiene la idea de que en las pequeñas empresas no se necesitan planear los gastos y solo hay que mencionar lo que se requiere invertir para irlos autorizando poco a poco. ¡Jamás se logrará una sistematización con esta forma de pensar! Es importante planear los gastos de acuerdo a un presupuesto asignado y, por supuesto, llevar los controles necesarios para ejercerlo.
4.- Contratar consultores externos. Cuando haya discrepancias en opiniones entre los dueños o jefes, siempre recomiendo que se consulte a un tercero que ayude a traer objetividad en el asunto. Al final de cuentas somos seres humanos, pero esto no impide que nos parezcan equivocadas ciertas opiniones. Aquí un consultor externo funge como juez para solventar la situación. ¡Aprovéchalo!
5.- Estandarizar procesos. El último y gran paso de la sistematización es documentar los procesos y estandarizarlos para que cualquier empleado logre hacer lo mismo, en el mismo tiempo, con los mismos recursos. Esta tarea es probablemente la más compleja porque involucra mucha planeación y tiempo; sin embargo, una vez que la logres verás los frutos caer del árbol como ¡manzanas maduras!
Ojalá y que el proceso de institucionalización que estás emprendiendo en la empresa que diriges o en la que participas sea exitoso y, sobre todo, no olvides divertirte en el proceso. Cualquier duda, estoy para servirte en el camino. ¡ÉxiTok!
El autor es director general de Tok Relaciones Públicas
Disponible en: ElEmpresario.mx

jueves, 28 de enero de 2016

Detrás de cada gran computadora, existe el gran Slack

Estamos iniciando el año y para hacerlo con el pie derecho quiero recomendarte una de las aplicaciones/ programas que más auge está teniendo en la comunidad corporativa: SLACK.
Pareciera que no tiene mucha ciencia y que no es muy diferente a un chat corporativo; sin embargo, es justamente esta sencillez en lo que radica su éxito. Te explico por qué y cómo hago uso de ella como director general en Tok RP.
  • 1. A pesar de ser un chat, se puede dividir en diversos canales o temas, a través de un hashtag. De esta manera, lo que yo hago es crear diferentes temas de acuerdo a lo que necesito cubrir o revisar: #cliente1, #cliente2, #reportesmensuales, #personal, #pendientesadministracion, etc. Así, el chat queda organizado en diversas carpetas o secciones y puedes identificar qué está pendiente y qué no de cada una, en cuestión de segundos, solamente leyendo el historial.
  • 2. Puedes invitar a distintas personas de tu equipo al canal creado, y de esta manera no interrumpes a todos para dar un seguimiento que probablemente a alguien no le interese o no esté involucrado. Aquí te recomiendo cuidar mucho a quién sí y a quién no invitas a cada uno de estos canales.
  • 3. Tiene un apartado de mensajes directos para que puedas verificar temas muy específicos y puntuales y que no sean del dominio público de tu equipo. En mi caso, lo ocupo para verificar cuestiones disciplinarias o de una sola vez que son importantes revisar de manera 1:1 con la persona involucrada.
  • 4. Tiene alarmas de notificaciones que ayudan a que, independientemente de las cosas que estés haciendo en la computadora, te aparece del lado superior derecho la nueva entrada o posteo de alguno de los miembros del canal y así puedas atender el requerimiento. Si por alguna razón no lo haces, cuando le das clic a la pestaña donde tienes abierto SLACK, entonces aparecen en negritas los canales que tienen notificaciones pendientes.
  • 5. Tiene una versión premium de costo, con mayores funciones, aunque mi recomendación es que comiences utilizando la básica y cuando la domines, hagas el upgrade.
Lo más importante es hacernos el hábito de estar conectados todo el tiempo; es prácticamente darse a la tarea de abrirlo todos los días de la misma forma que abrimos nuestra agenda o correo.
No cabe duda que menos es más y lo que parece más sencillo a veces es lo más práctico, pero no siempre nos damos cuenta. ¡Aprovéchalo y genera mayor productividad!
¿Necesitas otras recomendaciones de productividad? Síguenos en @tokrp
*El autor es director general de Tok Relaciones Públicas.
Disponible en: ElEmpresario.mx

lunes, 11 de enero de 2016

Planeación empresarial: eje rector de tu éxito

La planeación no es otra cosa que sentar las bases de lo que será el proceso y ésta es fundamental para poder definir el rumbo de acción y complementación al que nos dirigimos.
Las tres herramientas de prácticas básicas y eficaces que recomendamos son:
  • Cronograma de actividades.
  • Agendas y planeaciones semanales.
  • Aplicaciones colaborativas de planeación.

Disponible en: Disponible en: Revista Consultoría. Diciembre ed. 46

Hasta que llegue Navidad, no eches manos a podar

Antes de que acabe este año quise dedicar esta colaboración para dejar un mensaje de empresario a empresario, y basado en los 12 propósitos que normalmente tenemos para comenzar el año con el pie derecho…¿estás list@? ¡Pues comencemos!
1.- Siempre ten un propósito.- Aunque suena a cliché, hacer propósitos siempre brinda una buena guía para saber a dónde dirigirnos y qué hacer para alcanzarlo, ¡nunca dejes de hacerlo!
2.- Presupuesta gastos e ingresos.- Es bueno dejar que el dinero llegue pero es mejor saber cómo, cuándo y de quién proviene y adónde debe irse. Presupuesta gastos y egresos.
3.- Motiva al personal .- Recuerda que el activo más valioso de tu empresa es tu gente y tu equipo de colaboradores. ¡Motívalos siempre haciendo que se esfuercen día con día y liberando su potencial!
4.- Consiente a tus clientes .- Al final, ellos son tu razón de existir como empresa y ya sea con una llamada, una comida o un regalito, siempre ténlos presentes a lo largo del año.
5.- Aprende de los errores .- Por más que planeemos, siempre tendremos errores de los cuales es importante aprender…y si tienes pocos, ¡más sabi@ serás si aprendes de los ajenos!
6.- Descansa.- Hay tiempo para trabajar y para descansar y muchas veces este es más importante porque sin él, no hay inspiración ni energía para seguir creando.
7.- Viaja.- Intenta siempre presupuestar una salida internacional al año ya que este tipo de prácticas fomenta el aprendizaje, te abre horizontes y te hace pensar diferentes maneras de ver y hacer las cosas.
8.- Lee.- Investiga, pregunta, lee y aprende sobre tu negocio y mercado. Esto es básico para mantenerte vivo y vigente en el mismo.
9.- Invierte en tecnología.- Aunque parezca obvio, de pronto se nos escapan buenas oportunidades de inversión en mecanismos y programas que ayudan a realizar nuestras labores más eficientemente. ¡Aprovéchalas!
10.- Interésate en tu equipo.- A través de reuniones formales o casuales, no dejes de preguntar cómo se sienten y qué puedes hacer para que ellos realicen un mejor trabajo.
11.- Organiza tu tiempo .- Con una agenda, organiza siempre tu tiempo y destínalo a los propósitos que tienes en el año.
12.- Apasiónate y disfruta.- Al final y siempre, recuerda disfrutar todo lo que haces, ya que la felicidad no consiste en hacer lo que te gusta, ¡sino en que te guste lo que hagas!
Ahora sí, a brindar, festejar y multiplicar los logros del 2015 para dar la bienvenida a los del 2016…¡salud!
¡Y recuerda seguirnos en @tokrp!
El autor es director general de Tok Relaciones Públicas

Disponible en: ElEmpresaro.mx